プライバシーポリシー

渋谷ミーティングサービス株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室の提供およびこれに付随するサービスを通じて取得する個人情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱うことを重要な責務と認識しています。本プライバシーポリシーは、当社が取得する個人情報の取扱いについて定めるものです。

1. 事業者情報

事業者名：渋谷ミーティングサービス株式会社

所在地：東京都渋谷区神南1-18-7

電話番号：+81 3 6427 5831

メールアドレス：[email protected]

ウェブサイト：labetxal.pro

事業内容：会議室の運営・予約受付・関連付帯サービスの提供

2. 取得する情報および利用方法

当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 会議室の予約情報、利用日時、利用人数、利用目的、請求・支払に関する情報
• お問い合わせ内容、アンケート回答、苦情・ご要望の内容
• ウェブサイトの利用情報（IPアドレス、Cookie、閲覧履歴、端末情報、アクセス日時等）
• 防犯カメラ映像、入退室記録、施設利用に伴い記録される情報
• 本人確認に必要な情報、法令に基づく確認情報

当社は、会議室の予約管理、施設運営、顧客対応、請求処理、サービス改善等のために、これらの情報を取り扱います。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
• 会議室および付帯サービスの提供、運営、管理のため
• 利用料金の請求、決済、領収書発行、債権管理のため
• 本人確認、利用者確認、不正利用防止のため
• お問い合わせ、ご相談、ご要望への対応のため
• サービス品質向上、機能改善、利用状況分析のため
• 利用規約、各種規程、法令等に違反する行為への対応のため
• 緊急時の連絡、災害対応、施設の安全管理のため
• キャンペーン、案内、当社サービスに関する情報提供のため（必要な同意を得た場合または法令で認められる場合に限る）
• 法令に基づく対応、行政機関・裁判所・監督官庁等からの要請への対応のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

日本法上、当社は主として以下の法的根拠に基づき個人情報を取り扱います。

• 本人の同意がある場合
• 契約の履行または契約締結前の手続に必要な場合
• 法令上の義務を履行するために必要な場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 当社の正当な事業運営上必要であり、本人の権利利益を不当に侵害しない範囲で利用する場合

なお、要配慮個人情報を取得する場合には、法令に従い、原則として本人の同意を得ます。

5. 個人情報の第三者提供

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関または地方公共団体等に協力する必要がある場合で、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 利用目的の達成に必要な範囲で業務委託先に提供する場合
• 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由による事業承継に伴って提供する場合

当社は、清掃、システム運用、決済、予約管理、メール配信、顧客サポート等を外部事業者に委託することがあり、その場合は、委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。

6. 外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、予約管理システム等を利用する過程で、外国にある事業者に個人情報を取り扱わせる場合があります。その際は、個人情報保護法その他の法令に従い、提供先の所在国における個人情報保護制度や提供先事業者の安全管理措置に関する情報を確認し、必要な措置を講じます。

外国にある第三者へ個人情報を提供する場合で法令上必要なときは、本人の同意を取得し、または法令に基づく適切な措置を講じます。

7. 個人情報の保存期間

当社は、個人情報を、利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間保有します。保存期間は、情報の種類、利用目的、法令上の義務、紛争対応の必要性等を考慮して定めます。

• 予約・利用記録：取引管理および法令対応に必要な期間
• 請求・会計関連情報：関連法令に基づく保存期間
• お問い合わせ履歴：対応完了後、合理的な期間
• 防犯カメラ映像・入退室記録：安全管理上必要な期間

保存期間経過後、または利用目的達成後は、当社の規程に従い、速やかに消去または匿名化その他適切な方法で廃棄します。

8. 本人の権利

本人は、個人情報保護法その他の適用法令に基づき、当社が保有する個人データについて、以下の権利を有する場合があります。

• 開示の請求
• 内容の訂正、追加または削除の請求
• 利用停止または消去の請求
• 第三者提供の停止の請求
• 利用目的の通知の請求
• データポータビリティに関する法令上認められる範囲での請求
• 不服申立て、異議申立てその他法令上認められる権利行使

これらの請求にあたっては、本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応します。なお、法令上、開示等に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

本人は、当社が同意に基づいて個人情報を取り扱う場合、いつでもその同意を撤回できます。ただし、撤回前に行われた取扱いの適法性に影響を及ぼすものではありません。

同意の撤回を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。撤回により一部サービスの提供ができなくなる場合があります。

10. 苦情・相談窓口および監督機関への申立て

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付け、適切かつ迅速に対応します。

また、本人は、当社の対応にご不満がある場合、個人情報保護委員会その他の関係機関に相談・申立てを行うことができます。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• 従業者に対する教育・監督の実施
• アクセス権限の管理、認証強化、ログ管理
• 暗号化、ウイルス対策、通信の保護等の技術的対策
• 入退室管理、書類管理、持出し制限等の物理的対策
• 委託先の選定・監督・契約管理
• 事故発生時の報告・対応体制の整備

当社は、個人情報の保護に関する社内管理体制を継続的に見直し、必要に応じて改善します。

12. お問い合わせ先

本プライバシーポリシー、個人情報の取扱い、開示等の請求、苦情その他のお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。

渋谷ミーティングサービス株式会社

住所：東京都渋谷区神南1-18-7

電話番号：+81 3 6427 5831

メールアドレス：[email protected]

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、運用の改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。

改定後のプライバシーポリシーは、当社ウェブサイトに掲載した時点、または別途定める効力発生日から適用されます。

制定日：2026年10月1日